Συνδεθείτε στην Υπηρεσία Νομοσκόπιο Είσοδος στην υπηρεσία Νομοσκόπιο.     Χρήστης Κωδικός   Υπενθύμιση στοιχείων λογαριασμού       Νέοι χρήστες Εάν είστε νέος χρήστης, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα ΔΩΡΕΑΝ λογαριασμό προκειμένου να φύγει το παράθυρο αυτό και να αποκτήσετε πλήρη πρόσβαση στην υπηρεσία Νομοσκόπιο. Δημιουργία νέου λογαριασμού

1. Θέματα οργάνωσης φακέλων και εγγράφων.

 

α) Το σύστημα ταξινόμησης επιτρέπει ενέργειες όπως:

 

α)α) προσθήκη - δημιουργία νέων φακέλων,

β)β) μοναδικό δείκτη αναφοράς των ηλεκτρονικών φακέλων και εγγράφων ώστε να βελτιστοποιείται η ευρετηρίαση,

γ)γ) ευρετηρίαση των φακέλων και εγγράφων με μία ή περισσότερες περιγραφές που περιλαμβάνουν στοιχεία όπως εκδίδουσα αρχή, ημερομηνία έκδοσης εγγράφου, θέμα, κατάσταση του εγγράφου (όπως σχέδιο, ακριβές αντίγραφο, εξήλθε, ορθή επανάληψη, κ.λ.π.), αριθμό πρωτοκόλλου, και άλλα πληροφοριακά στοιχεία,

δ)δ) προσθήκη μιας η περισσότερων ιεραρχικών ταξινομήσεων των φακέλων και των εγγράφων.

 

β) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης παρέχει τη δυνατότητα τροποποίησης, διαγραφής, μεταφοράς, αντιγραφής, εξαγωγής, συσχέτισης και αδρανοποίησης του ηλεκτρονικού φακέλου και των περιεχομένων του, βάσει των κανόνων που τίθενται από τις κείμενες διατάξεις για τον χρόνο διατήρησης των αρχείων.

 

2. Μεταδεδομένα φακέλων και εγγράφων

 

α) Το σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης έχει τη δυνατότητα τήρησης μεταδεδομένων ιδίως για το χρόνο δημιουργίας, τον αριθμό πρωτοκόλλου, την τελευταία προσθήκη, ανάκτηση και προβολή των φακέλων, το χρόνο καταχώρισης, ανάκτησης και προβολής των εγγράφων, τους κανόνες πρόσβασης, και ενεργειών και την επικύρωση της γνησιότητας αυτών.

 

β) Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες δύναται να προσθέτουν μεταδεδομένα για τα έγγραφα όπως: τίτλος, θέμα, περιγραφή, εκδίδουσα αρχή, ημερομηνία έκδοσης, αποδέκτες, αρμόδιος για υπογραφή, κατάσταση εγγράφου, χρόνος διατήρησης, βαθμός ασφάλειας και προτεραιότητας, ύπαρξη προσωπικών δεδομένων, πνευματικών δικαιωμάτων, αδειών περαιτέρω χρήσης, λέξεις - κλειδιά για την αναζήτηση.

 

γ) Συμπληρωματικά μεταδεδομένα μπορούν να προστίθενται όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο για την εξυπηρέτηση συγκεκριμένων αναγκών.

 

δ) Τα μεταδεδομένα εξάγονται σε μορφή και σύνταξη σύμφωνα με τα διεθνή σχήματα μεταδεδομένων και γλώσσες κωδικοποίησης (π.χ. XML).