Συνδεθείτε στην Υπηρεσία Νομοσκόπιο Είσοδος στην υπηρεσία Νομοσκόπιο.     Χρήστης Κωδικός   Υπενθύμιση στοιχείων λογαριασμού       Νέοι χρήστες Εάν είστε νέος χρήστης, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα ΔΩΡΕΑΝ λογαριασμό προκειμένου να φύγει το παράθυρο αυτό και να αποκτήσετε πλήρη πρόσβαση στην υπηρεσία Νομοσκόπιο. Δημιουργία νέου λογαριασμού

1. Ηλεκτρονικά έγγραφα τα οποία τηρούνται και αποθηκεύονται ως ηλεκτρονικά αρχεία ανεξαρτήτως του ειδικού πληροφοριακού συστήματος που χρησιμοποιείται από κάθε φορέα, δημιουργούνται ιδίως από:

 

(α) εφαρμογές αυτοματισμού γραφείου,

(β) εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μεταφέρουν μηνύματα με ή χωρίς συνημμένα αρχεία,

(γ) εφαρμογές, πληροφοριακά συστήματα ειδικού σκοπού και άλλα ηλεκτρονικά μέσα που χρησιμοποιούνται στο φορέα,

(δ) σαρωτές.

 

2. Τα συστήματα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διασφαλίζουν τη μοναδική ταυτοποίηση, αποθήκευση, αναγνώριση, και εμφάνιση του περιεχομένου διαφορετικών τύπων ηλεκτρονικών αρχείων όπως:

 

α) έγγραφα και φόρμες xml,

β) αρχεία επεξεργαστών κειμένου,

γ) ηλεκτρονικά μηνύματα με ή χωρίς επισυναπτόμενα αρχεία,

δ) ιστοσελίδες,

ε) παρουσιάσεις,

στ) αρχεία pdf,

ζ) αρχεία εικόνων,

η) αρχεία πολυμέσων,

θ) αρχεία από πληροφοριακά συστήματα χαρτογράφησης - γεωγραφικών πληροφοριών

ι) αρχεία από περιβάλλοντα ηλεκτρονικής συνεργασίας και / ή ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.

 

3. Κατά την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τα ηλεκτρονικά έγγραφα ταξινομούνται από κάθε φορέα με ενιαίο τρόπο που περιλαμβάνει ιδίως αλφαβητική, γεωγραφική και θεματική ταξινόμηση. Οι θεματικές ταξινομήσεις καθορίζονται ιδίως με βάση την αρμοδιότητα των οργανικών μονάδων, το περιεχόμενο / υπόθεση με την οποία συσχετίζονται τα ηλεκτρονικά έγγραφα και τη λίστα κυβερνητικών κατηγοριών που καθορίζεται στο Παράρτημα Ι, περίπτωση 15 της υπ' αριθμόν ΥΑΠ/Φ40.4/1/989/10/4/2012 Υπουργικής Απόφασης Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (ΦΕΚ 1301/Β/2012).

 

4. Η ευρετηρίαση των ηλεκτρονικών εγγράφων πραγματοποιείται με βάση τις κατηγορίες που αυτά έχουν ταξινομηθεί, τις λέξεις κλειδιά, τα μεταδεδομένα που έχουν προσδιοριστεί και παράγει πίνακα περιεχομένων για κάθε ηλεκτρονικό αρχείο.

 

5. Κάθε σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης διασφαλίζει ότι τα αρχεία παραμένουν ακέραια και αξιόπιστα σύμφωνα με τις διαδικασίες με τις οποίες έχουν παραχθεί για όλο το χρόνο διατήρησής τους, λαμβάνοντας μέριμνα για την πρόσβαση, προστασία και επαναχρησιμοποίηση των τεκμηρίων από απώλεια ή καταστροφή.