 Περιεχόμενα |  Προηγούμενο |  Επόμενο |
|
1. Κάθε προϊστάμενος οργανικής μονάδας που τηρεί έντυπο αρχείο το οποίο πρόκειται να ψηφιοποιηθεί, ορίζει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα για τη συλλογή των έντυπων εγγράφων που θα ψηφιοποιηθούν.
2. Οι αρμόδιοι υπάλληλοι της παραγράφου 1 του παρόντος άρθρου:
α) επικαιροποιούν και ψηφιοποιούν τον έντυπο πίνακα περιεχομένων του φακέλου εφόσον αυτός υπάρχει,
β) ψηφιοποιούν όλα τα έντυπα έγγραφα του φακέλου
γ) υπογράφουν με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή όσα ψηφιοποιημένα έγγραφα πρόκειται να εκκαθαριστούν και καταστραφούν σύμφωνα με το άρθρο 11 του παρόντος, εφόσον πληρούνται οι προδιαγραφές των άρθρων 3 και 4 της υπ' αριθμόν ΥΑΠ/Φ.40.4/3/1031/2012 απόφασης του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης Ρυθμίσεις για το Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο (ΦΕΚ 1317/Β/2012),
δ) αρχειοθετούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα προσθέτοντας τα απαραίτητα μεταδεδομένα με βάση το σύστημα ταξινόμησης τους,
ε) ελέγχουν την πληρότητα του ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού φακέλου αντιπαραβάλλοντας τα ψηφιοποιημένα έγγραφα με τα έντυπα έγγραφα.
3. Η διαδικασία του παρόντος άρθρου ολοκληρώνεται με την προσθήκη τυχόν αναφορών των ηλεκτρονικών εγγράφων σε αξιόπιστες πηγές διάθεσης τους όπως π.χ. ο διαδικτυακός τόπος του Προγράμματος Διαύγεια ή αναφορές σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες του Δημόσιου τομέα για τον έλεγχο της γνησιότητάς τους.