|
1. Η Διεύθυνση Σημάτων τηρεί τους φακέλους κάθε διαδικασίας που αφορά δήλωση ή καταχώριση σήματος.
2. Αν οι φάκελοι τηρούνται σε ηλεκτρονική μορφή, τα σχετικά αρχεία και οι ηλεκτρονικοί φάκελοι ή τα εφεδρικά αντίγραφά τους τηρούνται επ' αόριστον. Τα πρωτότυπα έγγραφα που κατατίθενται από τα μέρη της διαδικασίας και αποτελούν τη βάση των ηλεκτρονικών φακέλων παύουν να τηρούνται, αφού παρέλθει συγκεκριμένο χρονικό διάστημα μετά την παραλαβή τους από τη Διεύθυνση Σημάτων και πολτοποιούνται, κατά τα προβλεπόμενα στο νόμο 3979/2011 (ΦΕΚ 138/Α/2011).
3. Αν οι φάκελοι ή τμήματα των φακέλων τηρούνται υπό μη ηλεκτρονική μορφή, τα έγγραφα ή τα αποδεικτικά στοιχεία που συνιστούν τμήμα αυτών των φακέλων τηρούνται για μία πενταετία τουλάχιστον από τη λήξη του έτους κατά το οποίο η αίτηση απορρίφθηκε με απόφαση για την οποία παρήλθε άπρακτη η προθεσμία προσβολής της με προσφυγή ή άλλο ένδικο βοήθημα ή ένδικο μέσο, ή η αίτηση αποσύρθηκε ή η καταχώριση του σήματος έληξε οριστικά ή η ολική παραίτηση από το σήμα εγγράφηκε ή το σήμα διεγράφη πλήρως από το μητρώο σημάτων. Μετά την παρέλευση του ανωτέρω χρονικού διαστήματος διατάσσεται η πολτοποίησή τους.
4. Με απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης και Επενδύσεων καθορίζονται οι λεπτομέρειες εφαρμογής των παραγράφων 2 και 3 και ιδίως, ο τρόπος και η διαδικασία τήρησης των φακέλων σε ηλεκτρονική μορφή, ο τρόπος και η διαδικασία τήρησης των φακέλων σε μη ηλεκτρονική μορφή, η διαδικασία και τα όργανα για την πολτοποίηση μη διατηρουμένων στοιχείων ή φακέλων, καθώς και κάθε άλλο σχετικό θέμα. Με την ίδια απόφαση μπορεί να εξουσιοδοτείται ο Προϊστάμενος της Διεύθυνσης Σημάτων να ρυθμίζει με απόφασή του όλες ή ορισμένες από τις πιο πάνω λεπτομέρειες.